Technische Ausstattung

Abrechnung

Zur Erstellung der Jahresabrechnungen verwenden wir seit bestehen der Hausverwaltung die Software HVW3 des Herstellers Giesse und Partner aus Erlangen. Aktuelle Softwareupdates werden regelmässig eingespielt um dem Thema Datensicherheit und aktuellen Rechtssprechungen Rechnung zu tragen.

Vorgangsbearbeitung

Für die Bearbeitung unserer Vorgänge (Beschlussumsetzung, Sanierungen, Schadensmeldungen, etc. ) nutzen wir das Produkt OfficeWare des Softwareherstellers OfficeWare Information Systems GmbH aus Ingolstadt. Pro Jahr werden über dieses System ca. 15.000 Vorgänge bearbeitet und nachvollziehbar revisionssicher gespeichert.
In diesem System sind rund 5.300 Dokumente für alle Mitarbeiter jederzeit einsehbar und auf Wunsch per Knopfdruch versendbar (u.a. Teilungserklärungen, Abrechnungen, Protokolle, Gebäudepläne, Wartungsverträge, uvm.)

Kontaktsysteme

Wir verwenden eine moderne Telefonanlage von Auerswald welche sowohl über ISDN Leitungen über den Provider M-Net angebunden sind, aber parallel Internetbasierte Telefonlösungen ermöglicht wie z.B. die Einbindung externer Aussenstellen.
Zur Telefonie stehen uns parallel 4 Leitungen zur Verfügung. Zusätzlich kommt eine computeruntersützte Telefoniesoftware (CTI) zum Einsatz, mit dessen Hilfe wir Anrufer direkt erkennen und zuordnen können, sowie auf Knopfdruck eine Verbindung herstellen können.
Auch für diese Software besteht ein Wartungs- und Updatevertrag um das Thema Datenschutz und Datensicherheit auch in der Zukunft zu gewährleisten.

Unsere Büroräume werden mit ausfallsicherem Internet über Glasfaser durch den regionalen Anbieter M-Net versorgt.

Für E-Mail Dienste vertrauen wir auf Microsoft Exchange Online. Dadurch sind wir in der Lage Terminvereinbarungen für Mitarbeiter übergreifend zu koordinieren, E-Mail Postfächer auch bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter einzusehen und zu bearbeiten, sowie mobile Systeme wie Tablets, Smartphones und Notebooks aktuell mit allen Daten anzubinden.

Unsere Inhouse betriebene Serverstruktur 2 mal täglich gesichert und Datensicherung in einem externen Rechnungszentrum verschlüsselt abgelegt um auch im Falle eines Brandes o.ä. eine Datenwiederherstellung zu ermöglichen. Hardwaredefekte wie Stromausfall und Blitzeinschlag werden durch den Einsatz eine batteriebetriebene Notstromversorgung (USV) vorgebeugt.

Unsere Drucksysteme von Canon sind redundant aufgebaut um einen zeitweisen Hardwaredefekt ausgleichen zu können.